0906762569 info@rongphuongdong.com.vn

CÁC CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN HIỆU QUẢ

CÁC CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN HIỆU QUẢ

Để sự kiện diễn ra thành công, công tác truyền thông là điều vô cùng quan trọng. Thông thường, truyền thông sự kiện gồm 3 giai đoạn: Trước – Trong – Sau sự kiện. Tuy nhiên, quan trọng nhất vẫn là công tác truyền thông trước sự kiện.

Truyền thông trước sự kiện

1. POSM

Đây là một trong những công cụ cơ bản nhất mà bất cứ sự kiện nào cũng cần có.Dĩ nhiên, hình ảnh thiết kế các hạng mục này phải tuân theo ý tưởng chủ đạo chung của toàn chương trình. Khi thực hiện hình thức POSM, các nhà tổ chức cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Thời gian: Tùy vào sự kiện mà việc dán poster, treo phướn hoặc bandrol thường diễn ra trước sự kiện từ 1 – 2 tuần hoặc nhiều hơn.

  • Hình thức: Thay vì phải “gom” hết nội dung cần truyền tải vào một layout thiết kế, các nhà tổ chức nên cân nhắc việc tách thành hai bộ riêng, truyền tải hai thông điệp riêng (nhưng vẫn đồng nhất về thiết kế) và treo xen kẽđể tăng khả năng tiếp nhận cho khách hàng. Ví dụ, trong các lễ khai trương, có thể chia làm hai bộ phướn, một bộ có nội dung về thời gian và địa điểm sự kiện diễn ra, một bộ có nội dung về các loại quà tặng hấp dẫn của sự kiện...

  • Vị trí: Việc treo phướn thường được thực hiện ở (1) những tuyến đường chính, có lượng lưu thông lớn và (2) những tuyến đường xung quanh địa điểm sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, một số địa phương hiện nay có những quy định khá nghiêm ngặt trong việc treo phướn, banner, dán poster... do đó, các nhà tổ chức cần phải tìm hiểu kỹ các quy định tại từng địa phương để việc quảng bá được hiệu quả.

2. Quảng cáo trực tuyến

Với sự phát triển chóng mặt của các thiết bị kỹ thuật số thì việc sử dụng các công cụ trực tuyến để quảng bá sự kiện là điều cần thiết. Một số công cụ quảng cáo online phổ biến hiện nay là Digital Marketing, Social Media, Viral Marketing...

Có thể thấy, hầu hết các sự kiện đều sử dụng Social Media (Facebook, Youtube, Zalo...). Hiệu quả cao, chi phí thấp nên đây luôn là lựa chọn hàng đầu cho các nhà tổ chức. Tuy nhiên, để tối đa hóa lợi ích và tiết kiệm chi phí, các nhà tổ chức và truyền thông cũng cần lưu ý target đúng đối tượng khách hàng. Một sự kiện dành cho sinh viên không thể target vào đối tượng phụ nữ hoặc target đại trà vì sẽ gây tốn tiền không cần thiết. Ngoài ra, cũng nên chú ý đến hình thức. Khi quảng cáo trên facebook, nếu chỉ cần khách hàng tiếp nhận thông tin sự kiện thì có các hình thức quảng cáo cơ bản như ad post, canvas. Nếu muốn thu thập form thông tin của khách hàng thìcó một số hình thức như lead ad hay flash ad. Còn muốn tăng lượng traffic đổ về website thì có multi ad post, carousel, link ad...

Bên cạnh Social Media thì Digital Marketing cũng khá hiệu quả. Việc quảng cáo banner theo hình thức GDN (Google Display Network - hình thức hiển thị banner ngẫu nhiên trên các trang web có liên kết với Google) hoặc quảng cáo với các nhà cung cấp mạng lưới banner như Novaonad, Admicro cũng được xem là khá hiệu quả. Trong một số trường hợp có thể sử dụng thêm công cụ tìm kiếm Google Adwords. Riêng các hình thức SMS và Email Marketing, các nhà truyền thông lưu ý phải tính toán nội dung và thời gian gửi phù hợp để tránh gây “spam” cho khách hàng.

3. Phương tiện truyền thông đại chúng

Sự “lên ngôi” của quảng cáo trực tuyến khiến các phương tiện truyền thông đại chúng bị “lép vế” hẳn. Với mức chi phí cao, hiệu quả không thể được đo đếm chính xác được, do đó, các phương tuyện truyền thông đại chúng đang dần “không được lòng” các nhà tổ chức. Tuy nhiên, khi giải quyết được vấn đề kinh phí thì việc quảng bá trên báo giấy, truyền hình hay radio cũng mang lại những hiệu quả nhất định.

Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng độc giả mục tiêu, các nhà truyền thông cần tìm đầu báo và hình thức thực hiện phù hợp (printad, advertorial, testimonial, editorial...)

Với truyền hình, cần chọn khung giờ phù hợp, có độ rating tốt để chương trình của bạn phủ sóng rộng rãi hơn. Tuy nhiên, các nhà truyền thông hết sức cân nhắc vì không chỉ tốn chi phí thực hiện nội dung quảng cáo (clip, TVC...) mà còn tốn thêm chi phí media booking. Bởi, chẳng có TVC nào chỉ xuất hiện đúng 1 lần trên truyền hình cả!

Radio tuy có chi phí rẻ hơn báo giấy và truyền hình nhưng bị hạn chế ở chỗ người nghe sẽ không được nhìn thấy hình ảnh (visual) của chương trình nếu họ không nghe kịp. Tuy nhiên, đây là hình thức không nên bị bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio, chẳng hạn như XoneFM hoặc VOV Giao thông.

4. Activation

Hình thức “sơ khai” nhất của Activation quảng bá cho sự kiện có lẽ là những chiếc xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy quanh các con đường trong những thập niên 90.

Ngay nay, hình thức đó đã được tinh gọn, hiện đại hơn rất nhiều và trở thành roadshow mà hầu như sự kiện nào cũng có. Hình thức này hiệu quả ở chỗ gây thu hút cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo bandrol, phướn... trên đường. Tùy từng sự kiện mà roadshow bằng xe đạp, xe máy, mô tô hay thậm chí là cả xe jeep.

Truyền thông trong sự kiện

Đây là lúc sự kiện đang diễn ra nên công tác truyền thông không được đẩy mạnh nữa. Dù vậy, các nhà truyền thông cũng phải lưu ý chuẩn bị tốt bộ press kit cho phóng viên tham dự cũng như quản lý đội quay phim – chụp hình và các cơ quan truyền thông đến đưa tin để đảm bảo công tác thu thập được tin tức sau khi sự kiện diễn ra.

Truyền thông sau sự kiện

Nếu việc truyền thông trước sự kiện thường phải rầm rộ để lôi kéo khách hàng mục tiêu thì truyền thông sau chương trình nhằm tạo ấn tượng và giúp người xem nhớ hơn về chương trình cũng như thương hiệu của nhà tài trợ.Vì vậy, các nhà tổ chức cần lưu ý vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông phù hợp.

Cũng cần lưu ý, tùy tính chất sự kiện mà chọn kênh truyền thông phù hợp sau sự kiện (thường là internet và truyền hình). Ví dụ, với một sự kiện dành cho giới trẻ thì bên cạnh tập trung vào các kênh đặc thù như YanTV, Kênh 14, Ngôi sao..., cũng cần đưa tin trên các trang phổ quát như Dân Trí, Vnexpress, Thanh Niên, Tuổi Trẻ... hoặc các kênh truyền hình phù hợp như HTV, THVL, VTV9... để không chỉ độc giả mục tiêu mà các độc giả chung có thể tiếp nhận được thông tin, dĩ nhiên là trong điều kiện kinh phí phù hợp.

 

Bài viết liên quan